運行記録の付け方と保存のルール｜黒ナンバーの業務記録・事故記録は何をどれだけ残すか

黒ナンバー（貨物軽自動車運送事業）で荷物を運ぶなら、2026-07-08時点で、日々の「業務の記録（運転日報）」と、万一の「事故の記録」を自分で作り、決められた期間だけ保存しておく義務があります。2025年（令和7年）4月1日に施行された改正貨物自動車運送事業輸送安全規則によって、大手の事業者だけでなく個人事業主のドライバーまで、全員が対象になりました。要点を先に言うと——業務の記録は1年、事故の記録は3年の保存が必要で、この「年数が違う」ところが実務でいちばん取り違えやすい点です。この記事では、何を書き、いつ付け、どれだけ残すのかを順に整理します。

2025年4月から、黒ナンバーにも記録の義務が加わった

もともと緑ナンバー（一般貨物）のトラックは、貨物自動車運送事業輸送安全規則に基づいて運転日報の作成・保存を義務づけられていました。2025年4月1日施行の改正で、この規則が黒ナンバーの軽自動車にも及ぶようになり、業務の記録・事故の記録・点呼といった仕組みが、車両の台数や法人・個人の別に関係なく求められることになりました。ひとりで運ぶ個人事業主も例外ではありません。

同じ改正では「貨物軽自動車安全管理者」を選任する義務も新設されましたが、この選任については既存の事業者に2027年（令和9年）3月31日までの猶予があります（2026-07-08時点）。一方で、業務の記録・事故の記録・点呼といった日々の記録は猶予の対象ではなく、施行日から実施が必要です。「安全管理者の選任はもう少し先でよい」ことと「記録は今から残す」ことを混同しないよう注意してください。

業務の記録（運転日報）— 何を、いつ書くか

業務の記録に書く基本項目は、国土交通省の様式例をもとにすると次の6つです。①運転者等の氏名、②自動車の番号（車両番号）、③業務を開始・終了・休憩した日時、④業務を開始・終了・休憩した地点、⑤業務に従事した距離、⑥主な経過地点。加えて、荷主の都合で集貨・配達の地点に30分以上待機したときや、荷役作業・附帯業務を行ったとき、事故や異常な状態が起きたときは、その概要も書き添えるよう例示されています。

付けるタイミングは、業務の前後です。業務を始めるとき（開始の報告）と、業務を終えたとき（終了の報告）に記録するのが基本で、点呼とあわせて「走り出す前と、戻ってきた後」にセットで書く習慣にすると漏れにくくなります。業務の記録の保存期間は1年間です。

事故の記録と、重大事故の30日以内報告

事故を起こしたときは、業務の記録とは別に「事故の記録」を作ります。書く項目は、①乗務員等の氏名、②車両番号、③事故が発生した日時、④発生場所、⑤当事者（乗務員等を除く相手方）の氏名、⑥事故の概要（損害の程度を含む）、⑦事故の要因、⑧再発防止策の8つです。この事故の記録は、営業所（個人であれば事業の拠点）において3年間保存します。業務の記録の1年とは保存年数が違う点に注意してください。

さらに、死傷者が出たような重大な事故の場合は、記録を残すだけでは足りません。所定の様式によって、事故から30日以内に国土交通大臣へ報告する必要があります。重大事故では「事故の記録を3年保存する」ことと「30日以内に報告する」ことの二段構えになる、と覚えておくと安全です。

保存年限は「業務1年・事故3年」で分けて覚える

記録ごとの保存期間を最後に整理します。点呼の内容を書く点呼記録簿は1年間、業務の記録（運転日報）は1年間、事故の記録は3年間です。点呼と業務は1年、事故だけ3年、という区切りで覚えると取り違えません。なお点呼記録簿には、点呼をした人の名前・運転者名・点呼の日時・方法・酒気帯びの有無・運転者の疾病や疲労・睡眠不足などの状況を書きます。いずれの記録も、期限が来るまで確実に取り出せる形で、それぞれ分けて残しておきます（2026-07-08時点）。

結局どうすればいいか

やることを整理します。第一に、黒ナンバーで運ぶなら個人でも、業務の記録（運転日報）・事故の記録・点呼記録の作成と保存は2025年4月からの義務だと押さえます。第二に、業務の記録は業務の前後に付け、氏名・車両番号・開始/終了/休憩の日時と地点・従事距離・主な経過地点を書き、30分以上の待機や荷役作業・異常があればその概要も残します。第三に、事故が起きたら業務記録とは別に、当事者・概要・要因・再発防止策など8項目の事故の記録を作ります。第四に、保存年限は点呼記録簿1年・業務記録1年・事故記録3年と、年数の違いを分けて管理します。第五に、死傷者が出るような重大事故は30日以内に国土交通大臣へ報告します。安全管理者の選任には既存事業者への猶予がありますが記録・点呼は猶予されないため、猶予期限や様式などの細部を含め、最新は国土交通省・運輸局の案内で確認してください（2026-07-08時点）。